¿Digitalizar o no digitalizar? Esa es la consulta. Probablemente desde antes, muchas organizaciones se han estado haciendo exactamente la misma pregunta sin encontrar una respuesta correcta; y este es precisamente su funcionamiento opuesto del tiempo. Obviamente, dentro de este largo período de vacilación, la pila de archivos continúa expandiéndose. Jorge López, vicepresidente y reconocido analista de Gartner Group, trató de responder la pregunta en el CIO & IT Executive Summit 2013, que se llevó a cabo en septiembre de 2013 en la Ciudad de México. Señaló que “el consejo para lograr una posición efectiva en la industria a través del conocimiento científico será tener presente la realidad de que la digitalización no es solo una cosa a corto plazo, sino un movimiento que cambia el futuro”.
Desde esta perspectiva única, el ciclo de vida de un registro cambia. Hoy en día, las fases de los documentos incluyen: producción, captura, almacenamiento, gestión y difusión. De igual forma, las complicaciones, mejor llamadas ventajas, que enfrentan las empresas al implementar procesos de digitalización se resumen a continuación: reducción de costos, aumento de producción y seguridad, y tecnologías verdes.
En una empresa, la reducción de costos tiene que ver con la digitalización de sus documentos comerciales. Para resaltar este mensaje, podemos referirnos a la «Investigación sobre costos de almacenamiento de papel y digitalización de documentos» realizada por la Unión Europea, Andersen Consulting y Gartner Group. Este informe en particular significa que mantener un registro en un archivo estándar en papel cuesta 6,53 €; y una empresa se ahorrará casi 10,53€ por cada documento que no se registre físicamente. Además, la tarifa normal por el área necesaria para almacenar archivos antiguos es de 11.000 €, frente a 114 € en el caso de que los documentos se almacenen electrónicamente.
Por el contrario, el aumento de los niveles de eficiencia lo indica un estudio realizado por AIIM Europe 2009 (Global Community of Information Professionals), en el que explican que más del 15% de la sala o espacio de cualquier oficina se dedica a archivadores de papel. Este espacio y los sistemas de organización de archivos bastante caóticos son a menudo las razones por las que un empleado tarda una media de cincuenta minutos cada día en buscar y encontrar documentos en papel. Los detalles que muestran estas estadísticas definitivamente pueden crear una imagen corporativa terrible, una disminución de la confianza e incluso decisiones comerciales equivocadas.
Cuando se trata de seguridad, generalmente no es mejor escanear todos los documentos. Cada organización debe determinar cuáles son los documentos comerciales más destacados y deben escanearse. Estos suelen ser los archivos más nuevos, activos, antiguos y dañados.
En muchos sistemas de gestión de documentos, varios empleados pueden acceder juntos a un documento digitalizado, pero solo las personas autorizadas pueden ver un archivo digitalizado. Muy sencillo, la seguridad está garantizada por los permisos de acceso específicos y simplemente porque el contenido del documento se puede enviar en su totalidad o en parte por correo electrónico u otro mecanismo electrónico sin necesidad de enviar copias físicas reales o tener que esperar archivos. , que debe lograrse.
Una oficina que ahorrará papel es en realidad una oficina verde que valora el entorno natural. Según un estudio realizado por Telefónica, una de las mayores empresas privadas de telecomunicaciones del planeta, un empleado utiliza una media de 10.000 hojas de papel al año. Si esta cifra se multiplica por la cantidad de personal en una empresa, el resultado será asombroso.
El vacío legal
Uno de los muchos aspectos es limitar el uso generalizado de documentos electrónicos, que es realmente el vacío legal en torno al proceso. A modo de ejemplo, existe una modesta legislación clara en la Unión Europea con respecto a la credibilidad legal de los documentos electrónicos, aunque se han realizado grandes esfuerzos durante la última década. ¿Entiende por qué es tan difícil implementar una legislación adecuada sobre documentación electrónica en la Unión Europea? Principalmente porque cada estado miembro de la UE debe convertir la directiva europea pertinente en ley para todo el país; y las últimas directivas son claras sobre el objetivo, no tanto sobre las técnicas para lograr ese objetivo.
Además, existe una falta de homogeneización entre los diferentes países de la UE. A modo de ejemplo, en Bélgica, España, Francia y los Países Bajos no existe una legislación específica sobre la ruina de los documentos físicos básicos, mientras que en Alemania e Italia existen ciertas normas que rigen esta cuestión. Una dificultad particular es la del Reino Unido, donde las empresas destruyen sus documentos originales en papel debido a la ambigüedad de la legislación británica. No tienen una ley específica para controlar el concepto.
Como es de esperar, la duración del almacenamiento de los documentos originales en papel tampoco está regulada de manera general y cada país designa la autoridad pertinente que debe determinar los períodos de almacenamiento de los documentos. Como dato fascinante, en Suiza, por ejemplo, los documentos relacionados con bienes inmuebles deben conservarse durante unos 20 a 25 años.
El vacío legal es prueba contundente de la insuficiente homogeneidad legislativa tanto a nivel internacional como nacional. Después de todo, no es razonable que la ley en algún lugar regule la digitalización y el archivo electrónico y, por el contrario, no permita la destrucción de los archivos originales. Este escenario no es fructífero ni sostenible. Los funcionarios pertinentes deben actuar ahora sobre el asunto y evolucionar con la tecnología para garantizar una conexión de comercio electrónico efectiva entre los mercados y las personas.
Soluciones documentales para todos los gustos y presupuestos
No hay una solución que funcione para todos. Hay varios sistemas de documentos que incluyen la digitalización, el almacenamiento, la recuperación y el procesamiento de documentos comerciales como una sección integral de la solución, y hay varios otros sistemas que se enfocan en la digitalización de documentos. Las aplicaciones específicas pueden ser la opción ideal para las empresas que desean digitalizar documentos de gran tamaño pero que no necesitan un sistema complejo de administración de documentos. Por el contrario, si una empresa desea integrar un sistema de gestión documental en sus procesos de creación y generación de documentos y, por lo tanto, necesitará más comandos, las soluciones de gestión documental modulares o integrales son la mejor opción.
Si bien las soluciones completas solían tener un precio excesivo, muchos proveedores de software de administración de documentos ahora han reducido sus tarifas a medida que la administración de documentos se ha vuelto más convencional y para ofrecer los muchos beneficios de la administración de documentos, principalmente dentro del acceso de las grandes empresas a las medianas y pequeñas empresas. .
